Teilzeit: Office & Operations Coordinator (m/w/d)

Willkommen bei Gen-Up!

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Du bist ein Organisationstalent, das den Laden am Laufen hält, während alle anderen die Social-Media-Welt auf den Kopf stellen? ✨

Über uns:

gen-up ist eine junge, schnell wachsende Marketingagentur aus Frankfurt am Main. Wir verbinden Marken mit den sogenannten Unreachables: jungen Menschen, die klassische Werbung schon längst abgeschrieben haben. Unser Ansatz: Creator-getriebener Content, echte Community-Interaktion und Kampagnen, die aus der Popkultur heraus entstehen. Für Kunden wie Deichmann, Kleinanzeigen und Vodafone.

Damit unser Team von über 40 Leuten kreativ abliefern kann, braucht es jemanden, der im Hintergrund alles zusammenhält - vom Office über Events bis zur Koordination externer Partner. Genau dafür suchen wir einen Office & Operations Coordinator (m/w/d) in Teilzeit ✨ für unser Büro direkt an der Frankfurter Hauptwache. Du bist die Person, die dafür sorgt, dass unser Office nicht nur funktioniert, sondern ein Ort ist, an dem man gerne arbeitet: mit Überblick, Hands-on-Mentalität und Weitblick.

Aufgaben

⭐ Deine Aufgaben:

• Büroorganisation & Facility Management - hierzu gehören Themen wie Post & Pakete, technische Geräte warten/ bestellen, Schlüsselmanagement, Smartlocks und Spinde.
• Office Supplies & Ausstattung - du kümmerst dich um Bestellung, Verwaltung und Auffüllung von Bürobedarf, Getränken, Snacks und Hygieneartikeln.
• Meeting- & Eventlogistik - du bereitest Meetingräume vor, organisierst eigenverantwortlich Teamevents und interne Veranstaltungen und behältst interne Gerätebuchungen im Blick.
• Onboarding Support & Arbeitsplatzmanagement - du bereitest Arbeitsplätze für neue Mitarbeitende vor, organisierst Hardware und unterstützt den Startprozess.
• Dienstleisterkoordination - du steuerst externe Partner wie Reinigung, Catering, Handwerker oder IT-Support. 
• Bürokultur & Teamatmosphäre - du sorgst für eine gepflegte, funktionale und angenehme Arbeitsumgebung. 

Qualifikation

⚙️ Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Veranstaltungskauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder einer ähnlichen koordinierenden Rolle ist ein Plus + aber kein Muss. Wir sind offen für Berufseinsteiger:innen mit der richtigen Einstellung
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace oder MS Office, Kommunikations-Tools wie Slack)
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2)

✨ Was dich als Person ausmacht:

• Organisationsgeschick: du jonglierst mehrere Aufgaben gleichzeitig und behältst den Überblick, auch wenn's mal hektisch wird
• Planungsgeschick: du denkst voraus, erkennst Bedarfe bevor sie entstehen und strukturierst deinen Tag eigenständig
• Eigenverantwortliches Arbeiten: du wartest nicht auf Anweisungen, sondern packst proaktiv an und findest eigene Lösungswege
• Beziehungsmanagement: du bist erste Anlaufstelle für's Team, für Dienstleister und für Gäste. Du kommunizierst klar, freundlich und auf Augenhöhe und baust dir ein verlässliches Netzwerk auf
• Serviceorientierung & Hands-on-Mentalität – du siehst dich als jemand, der den Laden am Laufen hält, und findest Freude daran, anderen den Rücken freizuhalten
• Tempo & Adaptionsfähigkeit:   Agentur-Alltag heißt: Pläne ändern sich. Du bleibst flexibel und schaltest schnell um
• Resilienz & Belastbarkeit:   auch in stressigen Phasen behältst du einen kühlen Kopf

✌️ Nice-to-Haves:

• Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern (Reinigung, Catering, IT-Support etc.)
• Erfahrung mit der Organisation von Teamevents oder internen Veranstaltungen
• Affinität zu einem jungen, digitalen Arbeitsumfeld

Benefits

✌️ That's in for you:

• Überdurchschnittliches Gehalt
• 21 Tage Urlaub ✈️
• Deutschlandticket, WellPass oder Pluxee Zuschuss
• Regelmäßige Team-Events und Off-Sites
• Ein motiviertes und dynamischen Team bei dem es nie langweilig wird
• Wir fördern deine individuelle Entwicklung und lassen dich in deiner Position wachsen
• Unser Office ist nur 3 Minuten von der Frankfurter Hauptwache entfernt und bietet ein inspirierendes Umfeld mit Rooftop ☀️ für den Flex. Darüber hinaus hast du auch die Möglichkeit von Zuhause aus zu arbeiten (Hybrid)

Wir freuen uns von dir zu hören!
Let's rock! ❤️