Assistenz der Einrichtungsleitungen (m/w/d) Verwaltung Jugendhilfe

Wir sind eine Frankfurter Stiftung des öffentlichen Rechts, die im Jahr 1679 gegründet wurde.
Als Einrichtung der ambulanten, teilstationären und stationären Jugendhilfe ist es unser Ziel, die persönliche, soziale und ökonomische Eigenständigkeit der Kinder und Jugendlichen zu stabilisieren.

In unseren vier stationären Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen im Stadtgebiet Frankfurt betreuen wir Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene sowie junge Mütter mit ihren Kleinkindern.

Wir wünschen uns eine motivierte, offene und zugewandte Assistenz, welche die Einrichtungsleitungen bei den abwechslungsreichen und vielfältigen administrativen Aufgaben unterstützt sowie einen proaktiven, verlässlichen Arbeitsstil hat.

Sie wollen neue Wege gehen? Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:

Assistenz der Einrichtungsleitungen (m/w/d)

Vollzeit oder Teilzeit mind. 75 % | Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA | unbefristet

• Vorbereitende Bearbeitung der Pflegekostenabrechnungen
• digitale Bearbeitung von Rechnungen
• Pflege, Auswertung und Weiterentwickeln von Listen, Statistiken sowie das Vorbereiten von Berichten
• Führung der Wirtschaftsakte unserer betreuten jungen Menschen
• professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen, insbesondere mit den Wirtschaftsdiensten der Jugendämter
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Prüfung der Arbeitszeitdokumentation
• Koordination und Organisation von Aufnahmeanfragen
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen sowie Informationsmaterialien
• Fortschreibung von Entgeltvereinbarungen
• strukturierte Aufbereitung und Archivierung von Akten
• Übernahme von allgemeinen administrativen Tätigkeiten und Korrespondenz
• Materialbestellungen und Einholen von Angeboten

• eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung mitbringen (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte für Bürokommunikation, Verwaltungs-fachangestellte:r)
• gerne bereits erste Erfahrungen in vergleichbaren Funktionen haben
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) besitzen
• Offenheit sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in Fachsoftware der Jugendhilfe (z. B. MyJugendhilfe) mitbringen
• sich durch Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und lösungsorientiertes Arbeiten auszeichnen
• freundlich und kommunikativ agieren
• diskret, zuverlässig und verantwortungsbewusst handeln
• flexibel, belastbar und offen für neue Aufgaben sind
• bereit sind, sowohl in der Zentrale als auch an Einzeltagen in den vier Einrichtungen vor Ort zu arbeiten

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Vergütung nach TVöD-VKA
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung
• Eine zukunftssichere Anstellung mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen wie
• Job-Ticket ohne Eigenbeteiligung, zusätzliche Altersversorgung (ZVK-Frankfurt), Jobrad, günstige Mittagsmahlzeiten u.v.m.
• Kostenlose Parkplätze
• Moderne Büroflächen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre
• Premium Fitnessangebot EGYM Wellpass zu vergünstigten Firmenkonditionen
• Kostenfreier Zugang zu unserem Vorteilsportal mit exklusiven Corporate-Benefits, Rabatten und Sonderkonditionen
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Ggf. Hilfe bei der Wohnungssuche
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitmodelle

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