Verwaltungsfachkraft (m/w/d) 50 % - Schwerpunkt Projektadministration, Fördermittelmanagement und Digitalisierung

Seit über vier Jahrzehnten ist der Evangelische Verein als anerkannter Träger der freien Kinder- und Jugendhilfe tätig.  Mit rund 130 Einrichtungen und Projekten und über 500 Mitarbeitenden gehören wir zu den größten freien Trägern im Rhein-Main-Gebiet.  Wir begleiten Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene in unterschiedlichen Lebenslagen – orientiert an ihren Bedürfnissen und an gesellschaftlichen Veränderungen. Chancen- und Bildungsgerechtigkeit sowie gesellschaftliche Teilhabe sind Grundlage unserer Arbeit. Wir arbeiten inklusiv – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung oder sozialem Hintergrund.

Im Rahmen des ESF Plus-Bundesprogramms „rückenwind³ für Vielfalt, Wandel und Zukunftsfähigkeit in der Sozialwirtschaft“ führen wir das Modellvorhaben „SocialCloud4.0 – Wissen teilen & anwenden“ durch. Ziel des Projekts ist die partizipative Gestaltung einer cloudbasierten Zusammenarbeit und die nachhaltige Weiterentwicklung unserer Organisationskultur. Wir suchen zum 01.11.2026 für die Mitarbeit in unserer Geschäftsstelle eine engagierte Verwaltungsfachkraft (m/w/d) mit einem Stellenumfang von 19,5 Wochenstunden. Die Stelle ist zunächst projektbezogen befristet bis zum 31.10.2028.

• Eigenständige Bearbeitung administrativer Projektaufgaben im Rahmen des Förderprogramms rückenwind³
• Finanz- und Personalkostencontrolling des Projekts
• Mitwirkung bei Mittelabrufen sowie Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Berichten und projektbezogenen Abrechnungen
• Pflege, Dokumentation und Nachweiserbringung von Teilnehmendenstunden
• Datenpflege, digitale Aktenführung und Dokumentation in SharePoint und weiteren digitalen Systemen
• Organisation und Koordination von Projektveranstaltungen, Workshops, FutureLabs und Transferformaten
• Bearbeitung von Raumanfragen, Veranstaltungsorganisation sowie Einholung und Dokumentation von Angeboten
• Überwachung projektbezogener Fristen und Sicherstellung der Einhaltung förderspezifischer Vorgaben
• Enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Projektkoordination und fachlichem Projektpersonal
• Schnittstellenfunktion zu Finanzwesen, Personalwesen, Kommunikation und weiteren internen Abteilungen
• Unterstützung bei Evaluationen, Befragungen sowie bei der administrativen Aufbereitung von Projektergebnissen
• Allgemeine Korrespondenz, Terminmanagement sowie organisatorische Unterstützung des Gesamtprojekts.

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Verwaltungs- und Organisationsabläufen
• Idealerweise Kenntnisse in Fördermittelverwaltung, Haushaltswesen oder Projektadministration
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 und digitalen Dokumentationssystemen
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick
• Interesse an Organisationsentwicklung, Digitalisierung und modernen Arbeitsformen

• Eingruppierung nach KDO der EKHN, E 6 - zunächst befristet bis zum 31.10.2028
• Eine jährliche Sonderzahlung im November nach KDO
• 30 Tage Jahresurlaub sowie weitere zusätzliche freie Tage
• Möglichkeit der Mitgliedschaft in einer Hilfskasse mit zusätzlichen Beihilfeleistungen zu medizinischen Aufwendungen
• Eine arbeitgeberfinanzierte zusätzliche Altersversorgung
• Mobilitätsticket (auf Grund gesetzlicher Bestimmungen zunächst befristet bis zum 31.12.2026)
• Mitarbeitendenrabatte
• Einen Welcome-Day für neue Mitarbeitende
• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum an der Schnittstelle von Personal und IT
• Fachliche Begleitung und strukturierte Einarbeitung in die Personaladministration
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, auch im Bereich Arbeits-, Tarif- und Sozialversicherungsrecht

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