Büroleitung / Leitung Administration (m/w/d) VZ oder TZ bei erfolgreichem Ingenieurbüro

Das Unternehmen

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO ( ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.

Unser Mandant ist ein erfolgreiches, seit Jahren wachsendes Ingenieurbüro für Planungen im Bereich der technischen Gebäudeausrüstung (TGA) mit attraktiven Großprojekten in ganz Deutschland, einem stabilen Kundenstamm und einem humorvollen, sympathischen Team. Das profitable Unternehmen hat drei Standorte in Deutschland mit insgesamt 60 Mitarbeitenden und sucht nun Verstärkung für den Hauptsitz in Frankfurt am Main.

Als Büroleitung / Leitung Administration (m/w/d) besetzen Sie in einer neu geschaffenen Stelle eine Schlüsselposition mit echtem Gestaltungspotenzial. In direkter Berichtslinie an die Geschäftsleitung sind Sie die erste Anlaufstelle rund um alle kaufmännischen und administrativen Themen. Sie treiben die Digitalisierung von Prozessen ebenso voran wie die Implementierung neuer Software und arbeiten dabei gerne auch hands-on selbst mit im Tagesgeschäft.

Wir richten uns bei der Suche sowohl an Personen mit ausgewiesener Erfahrung im (kaufmännischen) Office Management oder als Executive Assistant, die in ihre erste Führungsrolle hineinwachsen möchten, als auch an Kandidat:innen, die bereits Erfahrung als kaufmännische oder administrative Teamleitung in kleineren, dynamischen Strukturen gesammelt haben.

Wichtiger als tiefgreifende Fachkenntnisse sind die Freude und das Interesse daran, sich in neue Themen einzuarbeiten.

Die Position ist zu besetzen in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 35 Std. pro Woche).

Aufgaben

• Verantwortung für das Team im Office Management / Administration mit 4 Mitarbeiterinnen
• Digitalisierung von Prozessen und Implementierung neuer Software
• Vorbereiten und Erstellen von Finanzberichten und betriebswirtschaftlichen Auswertungen sowie des Jahresabschlusses; enge Zusammenarbeit mit dem externen Steuerbüro
• Überwachen der Liquidität und der Unternehmenskennzahlen
• Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Nachträgen
• Enger Austausch mit der Geschäftsführung zur strategischen Weiterentwicklung

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Sozialwissenschaften; Quereinsteiger:innen sind gerne gesehen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Büroleitung oder als Teamleitung im Bereich Finanzen / Buchhaltung
• Idealerweise Erfahrung in mittelständischen Strukturen verbunden mit hohem Dienstleistungsgedanken
• Erste Führungserfahrung ist ideal, aber kein Muss
• Hohe IT-Affinität und Erfahrung in der Digitalisierung von Prozessen sowie der Einführung von Software
• Teamplayer mit hoher Priorisierungskompetenz und einer strukturierten, lösungsorientierten Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke gepaart mit strategischem und unternehmerischem Denkvermögen

Vorteile

• Echte Perspektive: Sie besetzen eine neu geschaffene Schlüsselposition mit hohem Gestaltungsspielraum
• Zukunftssicherer Arbeitsplatz in einem leistungsfähigen, sympathischen und dynamischen Team mit ausgeprägtem Gemeinschaftssinn und flachen Hierarchien
• Außergewöhnliche Mitarbeiterwertschätzung bei individueller Förderung und Weiterentwicklung
• Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge, 1 bis 2 Tage Homeoffice pro Woche möglich