Büroassistent / Office Manager (m/w/d)

BANI Hausverwaltung & Immobilien GmbH

Die Bani Hausverwaltung und Immobilien GmbH ist ein zuverlässiger Partner für professionelle Immobilienverwaltung und -vermittlung in Frankfurt, Offenbach und der umliegenden Region.

Wir verbinden moderne Technologien mit einer transparenten Kommunikation und langjähriger Praxiserfahrung. Unser Anspruch ist eine effiziente, sorgfältige und serviceorientierte Betreuung unserer Kunden – von der laufenden Immobilienverwaltung bis hin zur Vermietung und zum Verkauf.

Ob Wohnungseigentümergemeinschaft, Mehrfamilienhaus oder Eigentumswohnung – wir setzen auf strukturierte, digitale und nachvollziehbare Prozesse sowie eine persönliche Betreuung.

Deine Aufgaben

• Als Büroassistenz (m/w/d) unterstützt du die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft der Hausverwaltung und Immobilienvermittlung.
• Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:
• Professionelle und freundliche Telefonannahme sowie Bearbeitung von Kundenanfragen
• Bearbeitung des allgemeinen E-Mail- und Posteingangs
• Erfassung und Bearbeitung neuer Anfragen
• Erstellung und Aufbereitung von Angeboten
• Pflege und Verwaltung digitaler Akten und Unterlagen
• Organisation von Terminen und Kalendern
• Vorbereitung von Unterlagen für Eigentümerversammlungen und Besprechungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Schreiben, Dokumentationen und einfachen Auswertungen
• Koordination und Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern und weiteren Ansprechpartnern
• Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten im Büro

Die Position ist in Teilzeit oder Vollzeit zu besetzen und grundsätzlich mit einer Tätigkeit vor Ort in unserem Büro in Frankfurt verbunden. Eine zuverlässige Präsenz vor Ort ist insbesondere für einen reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse erforderlich. Nach Absprache besteht für dich die Möglichkeit, einzelne Tätigkeiten auch im Homeoffice auszuführen.

Dein Profil

Du verfügst über:

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie eine sichere und freundliche Telefon- und Gesprächsführung
• Erfahrung in der Büroorganisation und administrativen Unterstützung
• Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicheren Umgang mit Dokumenten, Terminplanung und allgemeinen Büroabläufen
• Gute Kenntnisse in MS Office und die Bereitschaft, dich in digitale Verwaltungs- und CRM-Systeme einzuarbeiten
• Einen sicheren Umgang mit gängigen Bürogeräten wie Telefonanlage, Drucker und Scanner
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Immobilienkaufmann/-frau, bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.

Deine Vorteile

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit für dich in den Bereichen Hausverwaltung und Immobilien
• Ein modernes und digital ausgerichtetes Arbeitsumfeld für dich
• Kurze Entscheidungswege und eine direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Eine strukturierte Einarbeitung für deinen Start
• Flexible Beschäftigung für dich in Teilzeit oder Vollzeit
• Nach Absprache die Möglichkeit zum Homeoffice für dich
• Ein kollegiales und professionelles Arbeitsumfeld, in dem du dich wohlfühlst