Receptionist & Workplace Assistant (m/w/d)

Osborne Clarke

Jobbeschreibung

Wir sind die Kanzlei für die Welt von morgen. Als eine der dynamischsten internationalen Wirtschaftskanzleien in Deutschland leistet Osborne Clarke Mandatsarbeit auf höchstem Niveau. An unseren Standorten Berlin, Frankfurt am Main, Hamburg, Köln und München arbeiten mehr als 600 Mitarbeitende gemeinsam an den wichtigen Themen der Zukunft.

Und jetzt wächst unser Netzwerk: Frankfurt am Main ist unser neuester – unser fünfter – deutscher Standort. Wir suchen die Person, die Lust darauf hat, diesen Standort mit Persönlichkeit, Struktur und echtem Teamgeist weiterzuentwickeln. Die ersten Schritte sind getan, das Fundament steht. Jetzt kommt es auf dich an. Wir sind #teamtomorrow. Du auch?

Deine Aufgabe

Du sorgst Montag bis Freitag (mind. 30 Std. / Woche) dafür, dass unser Frankfurter Büro läuft – zuverlässig, reibungslos und mit dem richtigen Ton. Du bist das erste Gesicht, das Gäste und Kolleg:innen sehen, du behältst den Überblick und du kümmerst dich. Der Standort ist seit September Teil unseres deutschen Netzwerks und du kommst in eine Phase, in der sich noch vieles formt: Prozesse werden eingeführt, Routinen entwickelt, Atmosphäre aufgebaut.

Zu deinem vielseitigen Aufgabengebiet gehören insbesondere:

• Empfang & erster Eindruck: Du empfängst Gäste, Mandant:innen und Kolleg:innen – persönlich und am Telefon – herzlich, professionell und mit dem Gespür dafür, was gebraucht wird
• Post & Korrespondenz: eingehende und ausgehende Post sowie Kuriersendungen werden von dir gesteuert und koordiniert
• Konferenz- und Meetingservice: Vorbereitung und Betreuung von Besprechungsräumen, Bewirtung, Technik-Check – du sorgst dafür, dass Meetings laufen
• Events: als verlängerter Arm des Events-Teams organisierst du eigenständig kleinere Events wie z. B. Office Lunch oder Afterwork und übernimmst auch deren Abrechnung
• Implementierung bestehender Strukturen: Du lernst, wie unsere anderen Standorte funktionieren, und überträgst bewährte Prozesse auf Frankfurt – pragmatisch, eigenständig und mit Blick für das, was vor Ort Sinn ergibt
• Koordination des Büroalltags: Bestellungen, Dienstleister, Handwerker, Lieferungen – du holst Angebote ein, wickelst sämtliche administrativen Prozesse (Rechnungen etc.) ab und behältst einfach den Überblick
• Standortkultur mitgestalten: Du bist früh genug dabei, um wirklich etwas zu prägen – den Umgangston, die kleinen Rituale, das Gefühl von „hier bin ich gerne"
• Und wenn spontan etwas ansteht: Du regelst das

Du überzeugst durch

Du bist kein „Zuarbeiter", sondern jemand, der mitdenkt, mitzieht und Dinge einfach geregelt bekommt. Organisation liegt dir im Blut, und auch wenn es mal hektisch wird, bleibst du entspannt und lösungsorientiert. Du weißt: In einem Standort gibt es kein fertiges Handbuch für jede Situation – und genau das motiviert dich. Darüber hinaus bringst du idealerweise Folgendes mit:

• Erfahrung am Empfang, im Office Management oder in einer vergleichbaren Service- oder Assistenzrolle
• Hands-on-Mentalität: Du packst an, ohne lange zu warten, bis jemand fragt
• ein ausgeprägtes Gespür für Menschen und Atmosphäre – du willst ein Umfeld schaffen, in dem sich alle wohlfühlen
• MS Office? Sitzt. (Outlook, PowerPoint, Excel & Co.)
• du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenständig
• Diskretion liegt bei dir an der Tagesordnung und du hast ein gutes Gespür für Situationen
• Kommunikation fällt dir leicht – professionell, aber nicht steif
• Deutsch und Englisch beherrschst du sicher

Wir bieten dir

• eine verantwortungsvolle Rolle und eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Chance, in einer wachsenden Kanzlei schnell Verantwortung zu übernehmen – hier sogar von den ersten Monaten an, beim Aufbau eines neuen Standorts
• eine Rolle, die mit dem Standort mitwächst
• ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien, guter Stimmung, viel Spaß an der Arbeit und