Executive Assistant / Assistenz Vorstand & Partner:innen (all genders)

DEIN BEITRAG

A ls Executive Assistant (all genders ) bist Du die organisatorische Schnittstelle für unsere Partner:innen und den Vorstand. Du steuerst Termine, koordinierst Abstimmungen und sorgst mit einer vorausschauenden Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Executive Support auf Partner- & Vorstandsebene:  Du unterstützt unsere Partner:innen sowie den Vorstand bei der Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts. Dabei sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf von Terminen, Abstimmungen und administrativen Prozessen und schaffst die organisatorischen Rahmenbedingungen für eine effiziente Zusammenarbeit.

• Proaktive Kalender- und Terminsteuerung

• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Reisen

• Vor- und Nachbereitung organisatorischer Abläufe rund um Termine und Besprechungen

• Nachhalten von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Punkten

• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben des Tagesgeschäft

Stakeholder- & Schnittstellenmanagement: Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und sorgst dafür, dass Informationen, Termine und Abstimmungen effizient zusammenlaufen.

• Koordination von Abstimmungen zwischen Partner:innen, Vorstand und Teams

• Kommunikation mit Kund:innen, Partnerunternehmen und externen Dienstleister:innen

• Steuerung allgemeiner Korrespondenzen

• Dokumentenmanagement sowie strukturierte Ablage und Wiedervorlage

Office & Operations: Neben der Unterstützung der Führungsebene stellst Du einen reibungslosen Ablauf organisatorischer Themen an unseren Standorten sicher.

• Organisation von Team-Events und internen Veranstaltungen

• Koordination von Büroorganisation und Bestellungen

• Verwaltung von Büromaterialien und Beständen

• Schnittstelle zu externen Dienstleister:innen, beispielsweise im IT-Bereich

DEIN SKILLSET

Mind-Set: Du arbeitest vorausschauend, erkennst Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Mit Deiner Hands-on-Mentalität packst Du Themen eigenständig an und sorgst für eine verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.
Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext.
Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld gesammelt, ggf. im Beratungs-Umfeld.
Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse und bewegst Dich sicher in der Microsoft-Office-Welt. Insbesondere der Umgang mit Outlook, PowerPoint, Word und Excel fällt Dir leicht. Neue Tools und digitale Arbeitsweisen eignest Du Dir schnell an.
Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.Â
Time & Place: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort ist Frankfurt am Main. Die Rolle lebt von der engen Zusammenarbeit mit Vorstand, Partner und Team vor Ort, weshalb eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich ist.