Projektassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Projekt- und Bereichsleitung im Tagesgeschäft sowie bei der strukturierten Steuerung operativer Themen
• Koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Briefings sowie Monats- und Jahresabschlussaktivitäten
• Erstellung und Pflege von Projekt-, Finanz- und Management-Reports, einschließlich monatlicher Abweichungsanalysen direkter Kosten
• Unterstützung bei Forecasts, Kostenreviews und Budgetübersichten für die Kostenstellen der Abteilung
• Pflege und Nachverfolgung von Ressourcenübersichten, offenen Punkten und relevanten Entscheidungsgrundlagen
• Koordination von Lieferantenbeziehungen sowie Unterstützung relevanter Beschaffungs- und Abstimmungsprozesse
• Einsatz agiler Methoden, insbesondere Scrum, zur Organisation, Priorisierung und Nachverfolgung von Arbeitsabläufen und Projektaktivitäten
• Nutzung von ServiceNow zur Unterstützung von IT-Service-Management-Prozessen und operativen Aufgaben
• Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stakeholdern in einem internationalen Umfeld mit strukturierter, zuverlässiger Umsetzung

Ihre Qualifikationen:

• Nachweisbare Erfahrung in Projektassistenz, Operations Support oder Management Support, idealerweise in einem großen Finanzinstitut
• Erfahrung in der Koordination von Meetings, Briefings, Projektaktivitäten, Beschaffungsprozessen und Lieferantenabstimmungen
• Fundierte Kenntnisse im Finanz- und Managementreporting, einschließlich Kostenanalysen, Forecasting und Kostenreviews
• Sicherer Umgang mit Ressourcenübersichten, Statuslisten und relevanten Kennzahlen
• Sicherer Umgang mit Excel, PowerPoint, Outlook und Teams
• Erfahrung in der Begleitung von Monats- und Jahresabschlussaktivitäten sowie in der Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Praktische Erfahrung mit Scrum, agilen Arbeitsweisen oder vergleichbaren Methoden zur Aufgaben- und Projektkoordination
• Gute Kenntnisse im Umgang mit ServiceNow oder vergleichbaren IT-Service-Management-Tools
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich; Deutschkenntnisse sind von Vorteil
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsstärke sowie eine strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Ihre Vorteile:

• Attraktive Vergütung auf Basis des GVP-Tarifs – ergänzt durch außertarifliche Zulagen
• Moderne Arbeitsumgebung in repräsentativen Büroräumen in Berlin mit exzellenter Verkehrsanbindung
• Ausgeprägte Work-Life-Balance dank eines flexiblen Arbeitszeitmodells von Montag bis Freitag
• Betriebskantine mit vielfältigem Angebot für den täglichen Komfort
• Strukturierte und individuelle Einarbeitung, damit du dich fachlich und persönlich schnell sicher fühlst
• Digitale Zeiterfassung – transparent, fair und unkompliziert
• Kostenfreier Zugang zu externen Lernplattformen, z. B. für Soft-Skills, MS-Office-Trainings oder Fremdsprachen
• Exklusive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits bei zahlreichen Marken und Anbietern
• Persönliche Betreuung von Anfang an durch einen festen Ansprechpartner
• Moderne Hard- und Software, die dir effizientes und zeitgemäßes Arbeiten ermöglicht