Junior Chief of Staff / Referent der Geschäftsführung (m/w/d)

Carrivo GmbH / Autobund GmbH / Hubmotion GmbH

Unsere Unternehmensgruppe bietet Herstellern, Händlern und Großkunden ein schlüsselfertiges Ökosystem für moderne Mobilität und B2B-Prozesse:

• Carrivo GmbH: Schlüsselfertige Auto-Abo- und Mobilitätsplattform für Handelspartner und Flottenbetreiber.

• Autobund GmbH: Gewachsenes B2B-Partnernetzwerk und Systemzentrale für den Mehrmarkenhandel.

• Hubmotion GmbH: Digitale Logistik- und Hub-Infrastruktur sowie Prozessplattform für die effiziente Abwicklung von Flotten-, Überführungs- und Fahrzeugmanagement-Services.

Wir haben noch viel vor und suchen Menschen, die mit anpacken. Als Junior Chief of Staff bist du unser ‚lächelnder Boss‘: Du setzt Dinge konsequent durch, hältst gesellschaftsübergreifend alle Fäden in der Hand und bringst operative Exzellenz mit natürlicher Autorität und positiver Ausstrahlung auf die Straße.

Deine Kernaufgaben

• Projektkoordination & Operations-Support (ca. 60 %)
  • Projektkoordination: Eigenverantwortliche Steuerung und verlässliche Nachverfolgung strategischer sowie operativer Initiativen über die verschiedenen Gesellschaften und Standorte hinweg.
  • Prozessoptimierung: Analyse bestehender Abläufe, Identifikation von Schnittstellenproblemen und pragmatische Etablierung strukturierter, digitaler Standardprozesse.
  • Operative Steuerung: Aktive Unterstützung im Tagesgeschäft der Plattform- und Mobilitätsprozesse inklusive des kontinuierlichen Monitorings relevanter KPIs.
  • Partner- & Händlersupport: Souveräne Bearbeitung von Anfragen unserer Kooperationspartner, Händler und externen Dienstleister.
  • Datenpflege & Qualitätssicherung: Gewissenhafte Pflege von Stammdaten in den internen Systemen, saubere Erfassung von Geschäftsvorgängen sowie Aufbereitung von Abrechnungsdaten und Reports.

• Management-Support & Office Management (ca. 40 %)
  • Standortkoordination (Frankfurt Gateway Gardens): Professioneller Empfang von Geschäftspartnern und Gästen, Repräsentanz des Unternehmens vor Ort sowie Sicherstellung eines reibungslosen Office-Alltags (inkl. Beschaffung und Korrespondenz).
  • Kalender- & Reisemanagement: Vorausschauende Koordination komplexer Terminkalender, Vorbereitung von Meetings sowie Buchung und Organisation von Geschäftsreisen zur Entlastung der Geschäftsführung.
  • Meeting- & Pitch-Vorbereitung: Erstellung und Strukturierung überzeugender Präsentationsunterlagen für Partnergespräche und Pitches sowie Organisation interner Strategiemeetings und Teamevents.
  • Finanzmanagement (vorbereitend): Kaufmännische Vorprüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen, strukturierte Belegverwaltung und zügige Abwicklung von Reisekostenabrechnungen für die Buchhaltung.

Das bringst du mit

• Ausbildung & Background: Erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium (Bachelor/Master) oder eine erstklassig abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit nachweisbarer Berufserfahrung in einer generalistischen Schnittstellenfunktion (z. B. Projektmanagement, Operations, Consulting oder Assistenz der Geschäftsführung).
• Der „lächelnde Boss“ – Durchsetzungsstärke & Standing: Du bist verbindlich, behältst Standards sowie Deadlines konsequent im Blick und setzt getroffene Entscheidungen souverän durch. Dabei agierst du stets lösungsorientiert, auf Augenhöhe und mit einem gewinnenden Lächeln.
• Prozess- & Hands-on-Mentalität: Ausgeprägte Umsetzungsstärke mit analytischem Blick für Workflows. Du denkst in strukturierten Prozessen, packst operativ selbst mit an und behältst auch bei hoher Taktung stets den Überblick.
• Digitale Affinität & Systemverständnis: Routinierter Umgang mit modernen Kollaborationstools (Google Workspace, MS 365) sowie Begeisterung für webbasierte Plattformen, Automatisierung und datengestützte Auswertungen.
• Kommunikation & Fingerspitzengefühl: Exzellente Kommunikationsfähigkeiten über alle Hierarchieebenen hinweg – diplomatisch und repräsentativ im Kontakt mit Gesellschaftern, Partnern und Dienstleistern.
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift.
• Präsenz & Teamspirit: Freude an der aktiven Präsenz vor Ort in unserem Office in Frankfurt Gateway Gardens, um als operative Schaltzentrale nah an der Geschäftsführung und den Teams zu sein.

Warum du dich bei uns wohlfühlst

• Direkter Impact & steile Lernkurve: Du arbeitest unmittelbar an der Seite der Geschäftsführung und übernimmst von Tag eins an echte Verantwortung. Deine Initiativen versanden nicht in langen Freigabeschleifen – kurze Entscheidungswege und maximaler Gestaltungsspielraum sind bei uns gelebte Praxis.
• Perspektive: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einer dynamisch wachsenden, zukunftssicheren Unternehmensgruppe im digitalen Mobilitätssektor mit hervorragenden persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten.
• Zukunft statt Routine: Wir reden nicht über die Arbeitswelt von morgen – wir bauen sie. KI-gestützte Systeme, intelligente Automatisierung und modernste Workflows sind bei uns kein Beiwerk, sondern das Fundament, um die Zukunft der Mobilität aktiv zu prägen.
• Erstklassige Lage (Frankfurt Gateway Gardens): Ein moderner Arbeitsplatz in direkter Nähe zum Flughafen und Hauptbahnhof – nur wenige Gehminuten von der S-Bahn-Station Gateway Gardens entfernt, mit optimaler Verkehrsanbindung und exzellenter Nahversorgung.
• Souveränes Arbeitsumfeld: 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, Vertrauensarbeitszeit für eigenverantwortliches Arbeiten sowie eine Kultur, die Leistung und Pragmatismus wertschätzt.