Teamassistenz Veranstaltungsorganisation (w/m/d)

Du willst als eigenverantwortlicher Teil des Teams unsere Geschäftsbereiche unterstützen und Dich stetig weiterentwickeln? Dann kannst Du Dich hier einbringen:

• Unterstützung der Veranstaltungsorganisation: Unterstützung bei der Planung, Koordination und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Workshops, Executive Meetings, Kunden- und Community-Formate. Sicherstellung einer professionellen Vorbereitung und Umsetzung inklusive Abstimmung von Locations, Equipment, Catering und Dienstleistern.
• Executive Meeting Support & Stakeholder-Koordination: Organisation und Vorbereitung von Meetings auf Führungsebene sowie Koordination von Einladungen, Agenden, Unterlagen und Follow-ups. Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern zur Sicherstellung effizienter Abläufe.
• Teilnehmendenmanagement, Einladungen & Nachverfolgung: Steuerung des Teilnehmendenmanagements, Pflege von Einladungslisten, Versand und Nachverfolgung von Einladungen sowie Koordination von Rückmeldungen und organisatorischen Anforderungen.
• Unterlagen, Präsentationen & Dokumentation: Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Briefings, Agenden und weiteren Veranstaltungsunterlagen unter Einhaltung relevanter Qualitäts- und Unternehmensstandards.

• Technology- und AI-Communities & interne Kommunikationsformate: Unterstützung bei der Organisation und Weiterentwicklung interner Kommunikations- und Community-Formate im Umfeld von Future Technology und AI sowie bei der zielgruppengerechten Aufbereitung von Inhalten.

• Marketing- und Kommunikationsunterstützung für AI-Initiativen: Mitarbeit bei Kommunikations- und Vermarktungsaktivitäten im Umfeld von Technology Services, AI Enablement und Zukunftstechnologien sowie Unterstützung bei Kampagnen, Veranstaltungen und Thought-Leadership-Formaten.
• Termin-, Reise- und Prozesskoordination: Übernahme von Termin-, Reise- und Kostenkoordination, administrative Unterstützung sowie strukturierte Nachverfolgung organisatorischer Aufgaben zur Sicherstellung effizienter Abläufe.
• Governance, Qualität & operative Exzellenz: Sicherstellung der Einhaltung relevanter Governance-, Marken- und Unternehmensrichtlinien sowie einer hohen Qualität in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Kommunikationsmaßnahmen.

Dein Profil

• Ausbildung & Qualifikation: Abgeschlossenes Studium im Bereich Eventmanagement, Kommunikation, Betriebswirtschaft, Hotellerie, Tourismus, Office Management oder eine vergleichbare Qualifikation mit ausgeprägter Organisations- und Serviceorientierung.
• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Event-, Office-, Projekt- oder Veranstaltungsmanagement, idealerweise in einem Professional-Services-, Beratungs- oder serviceorientierten Umfeld.
• Organisationskompetenz: Ausgeprägte Fähigkeit, vielfältige Aufgaben, Termine und Stakeholder strukturiert zu koordinieren sowie auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten.
• Kommunikation & Stakeholder Management: Sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Zielgruppen sowie ausgeprägte Kommunikations- und Abstimmungsfähigkeiten.
• Event- und Serviceorientierung: Freude an der Organisation hochwertiger Veranstaltungs- und Meetingformate sowie eine pragmatische, lösungs- und serviceorientierte Arbeitsweise.
• M365- und Systemkompetenz: Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word und Copilot. Erfahrung mit Event- oder weiteren relevanten Tools ist von Vorteil.
• Technologieinteresse & Arbeitsweise: Interesse an Zukunfts- und Technologiethemen wie AI, Daten, Automatisierung oder digitalen Plattformen sowie eine selbstständige, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise.
• Sprachkenntnisse & persönliche Stärken: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein hohes Maß an Diskretion, Flexibilität, Belastbarkeit und Detailgenauigkeit.

Deine Benefits

Die abgebildeten Leistungen können je nach Position und Standort leicht variieren.