Office Manager (m/w/d)

Office Manager (m/w/d)

Buchhaltung · People Operations · Administration · Frankfurt am Main

Über Donnerstag.ai

Wir bauen die autonome Reconciliation-Schicht für den CFO-Stack. Unsere Plattform automatisiert die Finanzabstimmung in Großunternehmen: sie matcht Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Lieferdaten aus unterschiedlichen Systemen, deckt Diskrepanzen auf, verhindert Umsatzverluste und liefert prüfungsfertige Nachvollziehbarkeit für Finanzteams.

Unsere Kunden sind Finanz- und Operations-Teams in Großunternehmen aus Logistik, Automotive, Payments und Handel und unser Markt wächst international weiter. Wir werden von führenden europäischen und US-amerikanischen Wagniskapitalgebern unterstützt. Unser Team wächst und wir suchen die Person, die unseren Frankfurter Standort operativ trägt.

Über die Rolle

Du bist die organisatorische Schaltstelle unseres Frankfurter Offices. Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung in Abstimmung mit unserer Steuerberatung, koordinierst das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen, hältst den Office-Alltag am Laufen und unterstützt bei rechtlichen Themen rund um Verträge, Behördenkorrespondenz und Compliance.

Du arbeitest direkt mit Volkan, dem Geschäftsführer von Donnerstag.ai, zusammen und bist die erste Ansprechperson für alles, was unser Team operativ am Laufen hält.

Diese Rolle ist auf Teilzeit ausgelegt. Die Stundenverteilung planen wir gemeinsam mit dir, flexibel und vereinbar mit deinem Alltag. Vorort-Präsenz in unserem Frankfurter Office ist Standard.

Deine Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen

• Vorbereitende Buchhaltung in Abstimmung mit unserer Steuerberatung (Belege erfassen, vorkontieren, übergeben)
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Reisekosten- und Spesenabrechnungen prüfen und einreichen
• Korrespondenz mit Steuerberater, Bank und Lieferanten

Onboarding & People Operations

• Onboarding neuer Mitarbeiter:innen organisieren (Verträge, Equipment, Zugänge, erste Wochen)
• Pflege der Personalakten und Stammdaten
• Schnittstelle zu unserem Employer-of-Record-Provider und externen Beratern bei personellen Themen
• Organisation von Teamevents, Offsites und internen Veranstaltungen

Legal Support

• Vorbereitung und Versand von Standardverträgen (NDAs, Werk- und Auftragsverarbeitungsverträge)
• Pflege des Vertragsregisters und Fristenmanagement
• Korrespondenz mit Behörden, Notar und externer Rechtsberatung
• Unterstützung bei laufenden Compliance-Themen (DSGVO, ISO 27001)

Office & Organisation

• Bestellung von Equipment und Software-Lizenzen
• Reise- und Terminorganisation für das Team und die Geschäftsführung
• Erste Anlaufstelle für alles, was im Office anfällt

Anforderungen

• Du wohnst in Frankfurt am Main oder im Umkreis und kannst regelmäßig vor Ort sein
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle: Office Management, Assistenz der Geschäftsführung, Bürokauffrau/-mann mit erweitertem Aufgabenbereich oder Team-Assistenz
• Solide Kenntnisse in vorbereitender Buchhaltung: du weißt, wie Belege aufbereitet, vorkontiert und an die Steuerberatung übergeben werden
• Erfahrung mit Mitarbeiter-Onboarding und HR-administrativen Tätigkeiten
• Perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift — du verfasst eigenständig Korrespondenz mit Behörden, Steuerberatung und Vertragspartnern
• Solides Englisch in Wort und Schrift — unser Tech-Team arbeitet teils auf Englisch, du kommunizierst regelmäßig mit internationalen Kolleg:innen
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools: Microsoft Dynamics oder Google Workspace, Buchhaltungssoftware, AI Tools und CRM-Systeme.
• Strukturierte, sorgfältige und selbständige Arbeitsweise; du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen

Schön zu haben

• Erfahrung in einem Startup oder schnell wachsenden Unternehmen
• Claude Kenntnisse
• Erfahrung mit Vertragsmanagement und DSGVO-Themen
• Erfahrung mit der Zusammenarbeit mit Steuerberatung, Notaren und externer Rechtsberatung

Was wir bieten

• Festes Gehalt — keine Stundenabrechnung, keine Schwankungen
• Flexible Arbeitszeiten — wir planen deine Stundenverteilung gemeinsam und gestalten den Arbeitsalltag mit dir, nicht für dich
• Direkter Draht zur Geschäftsführung — du arbeitest täglich mit Volkan, dem Geschäftsführer, zusammen. Kein Mittelmanagement, keine Reporting-Schichten
• Echte Verantwortung — du gestaltest, wie unser Office und unsere internen Prozesse laufen. Was du aufsetzt, bleibt und prägt das Unternehmen
• Modernes Office in zentraler Lage in Frankfurt mit allem, was du für die Arbeit brauchst
• Wachstumsperspektive — wenn die Rolle zu dir passt und das Unternehmen wächst, wachsen auch dein Verantwortungsbereich und Spielraum mit

Was passt gut zu dir, wenn

du Lust hast, ein junges Unternehmen operativ mitzutragen, gerne Verantwortung übernimmst, präzise und zuverlässig arbeitest, und es dich erfüllt, wenn der Laden einfach läuft. Du machst dir die Themen zu eigen, statt sie nur zu bearbeiten. Du sprichst Probleme aktiv an, bevor sie wachsen.