Assistenz der Direktion (m/w/d)

Sie behalten auch in bewegten Zeiten den Überblick, kommunizieren souverän und haben Freude an einer abwechslungsreichen Tätigkeit mit Sinn? Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen!

Das Waisenhaus – Stiftung des öffentlichen Rechts – ist eine seit 1679 bestehende Frankfurter Stiftung. Wir sind eine Einrichtung der ambulanten, teilstationären und stationären Jugendhilfe. Unser Ziel ist es, die Lebensperspektive von Kindern und Jugendlichen in der heutigen Gesellschaft zu verbessern sowie die persönliche, soziale und ökonomische Eigenständigkeit der Betroffenen zu stabilisieren.

Aufgrund des Renteneintritts der Stelleninhaberin suchen wir zum 01.01.2026 eine Assistenz der Direktion (m/w/d), die professionell organisiert, vorausschauend denkt und unser Leitungsteam zuverlässig im Alltag unterstützt.

Assistenz der Direktion (m/w/d)

Vollzeit oder Teilzeit (mind. 75 %) | Entgeltgruppe 8 TVöD

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, einschließlich Terminplanung, Reiseorganisation, Sitzungskoordination und Protokollführung
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen sowie die Erstellung von Präsentationen, Schreiben und Berichten
• Sicherstellung eines funktionierenden Büromanagements mit Datenpflege, Ablage und Materialbeschaffung.
• Unterstützung bei der Organisation und Dokumentation von Projekten und Veranstaltungen sowie Mitwirkung bei der Haushaltsplanung
• Pflege und Aktualisierung von Website und Intranet (WordPress) sowie Unterstützung bei interner Kommunikation und ggf. Social Media
• Empfang und Betreuung von Gästen

Profil

• eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung mitbringen (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r)
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und in CRM besitzen
• idealerweise Erfahrung mit WordPress und digitalen Verwaltungssystemen haben
• sich durch Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise auszeichnen
• diskret, zuverlässig und verantwortungsbewusst handeln
• freundlich und kommunikationsstark im Team agieren
• flexibel, motiviert und offen für neue Aufgaben sind
• gerne eigenverantwortlich arbeiten und den Blick über den Tellerrand mitbringen
• bereits erste Erfahrungen in Leitungsassistenz oder in vergleichbaren Funktionen haben

Wünschenswert ist Erfahrung mit Verwaltungsabläufen in Einrichtungen der Sozialwirtschaft, im öffentlichen Dienst oder in einer vergleichbaren Organisation.

Wir bieten

• Eine interessante, zukunftssichere und sinnstiftende Tätigkeit
• Eingruppierung nach TVöD
• Alle üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes (Job-Ticket, zusätzliche Altersversorgung) sowie ggfs. Hilfe bei der Wohnungssuche
• Möglichkeit am Sport-, Wellness- und Gesundheitsnetzwerk EGYM Wellpass
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung
• Kostenlose Parkplätze
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

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