Vorstandsassistentin / Executive Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Du unterstützt unsere Vorstände bei allen operativen und administrativen Aufgaben und sorgst für die Einhaltung von Deadlines.
• Du begleitest unsere Vorstände bei allen relevanten Besprechungen und Sitzungen mit dem Aufsichtsrat, Investoren, Kunden sowie Kooperationspartnern und stellst sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen und Informationen bereitstehen.
• Du planst und bereitest interne und externe Besprechungen, Reisen sowie Workshops vor und nach und protokollierst diese, um eine reibungslose Durchführung und Nachverfolgung zu gewährleisten.
• Du trägst Informationen zu strategisch relevanten Themen zusammen und erstellst eigenständig Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Analysen, Reports und Präsentationen für den Vorstand, die zur Unterstützung der Entscheidungsfindung dienen.
• Du bist erster Ansprechpartner für den Vorstand und fungierst als Bindeglied zwischen dem Vorstand und Office Management, um eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sicherzustellen.
• Du erhältst tiefe Einblicke in alle Bereiche eines Start-ups und wirkst aktiv an der Weiterentwicklung von Strategien, Prozessen und Strukturen mit, indem du innovative Ideen einbringst und deren Umsetzung begleitest.
• Du koordinierst die interne und externe Kommunikation des Vorstandsvorsitzenden und stellst sicher, dass alle Stakeholder stets informiert und eingebunden sind.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Reden für öffentliche Auftritte und interne Veranstaltungen des Vorstandsvorsitzenden.
• Du übernimmst eigenverantwortlich Sonderprojekte und Ad-hoc Aufgaben, die zur Entlastung des Vorstandsvorsitzenden beitragen.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, der Rechtswissenschaften, der Verwaltungswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Unternehmensberatungsumfeld oder im Immobilienumfeld
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Sichere Beherrschung der gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit modernen Kommunikationstools (z.B. Slack, Microsoft Teams).
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit sowie die Fähigkeit, vertrauliche Informationen sicher zu handhaben.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen, strukturiert aufzubereiten und Prioritäten zu setzen.
• Belastbarkeit und Flexibilität, um auch in herausfordernden Situationen professionell und lösungsorientiert agieren zu können.
• Proaktive Einstellung und Eigeninitiative zur Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden bei strategischen und operativen Aufgaben.
• Stark ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und Kreativität bei der Entwicklung von effektiven Arbeitsprozessen und Strukturen.
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld und zur Adaption an wechselnde Anforderungen.

Warum wir?

Warum neoshare?

Gestalte die Zukunft: Sei Teil der digitalen Transformation der Finanz- und Immobilienbranche. Arbeite in einem schnell wachsenden Fintech/Proptech-Unternehmen, in dem wir innovative Produkte entwickeln und mit führenden Branchenakteuren zusammenarbeiten. Deine Beiträge werden sowohl deine Karriere als auch dein persönliches Wachstum vorantreiben und einen bleibenden Einfluss auf die Branche hinterlassen.

Vielfältiges & Inklusives Team: Arbeite mit internationalen, vielfältigen und inklusiven Teams zusammen, die durch eine Leidenschaft für Innovation vereint sind – an unseren Standorten in München, Düsseldorf, Frankfurt und Sofia.

Starke Teamkultur: Bei neoshare wird der Teamgeist über den Arbeitsalltag hinaus gelebt. Ob beim Grillen auf unserer Terrasse, bei After-Work-Events oder großen Unternehmensfeiern – wir stärken kontinuierlich unsere Teamkultur durch regelmäßige Veranstaltungen. Für uns steht das Team immer an erster Stelle.

Moderne Büros: Unsere ergonomisch gestalteten, biophilen und hundefreundlichen Büros bieten eine inspirierende Umgebung, die sowohl Produktivität als auch Teaminteraktion und Zusammenarbeit fördert.

Flexibilität: Genieße 30 Tage bezahlten Urlaub, flexible Arbeitszeiten und unser hybrides Arbeitsmodell, das dir die Freiheit gibt, sowohl im Büro als auch im Homeoffice zu arbeiten.

Wellbeing- & Mobilitäts-Benefits: Bei neoshare unterstützen wir das Wohlbefinden und eine nachhaltige Alltagsgestaltung unserer Teammitglieder mit folgenden Benefits:

· Zuschuss zum Urban Sports Club oder zum EGYM-Wellpass: Bleibe fit und aktiv mit einer Mitgliedschaft beim Urban Sports Club, die wir monatlich finanziell unterstützen.

· Jobticket: Wir unterstützen nachhaltige Mobilität und bezuschussen dein Deutschlandticket monatlich zu 50%, damit du stressfrei und umweltfreundlich unterwegs bist.

Über uns

Die neoshare AG, gegründet 2019 in München, hat sich schnell zu einem internationalen Fintech-Unternehmen entwickelt und betreibt heute Standorte in München, Düsseldorf, Frankfurt und Sofia, Bulgarien. Als „AI-First Company“ bietet sie mit ihrer SaaS-Plattform "neoshare" eine innovative End-to-End-Lösung für die effiziente Digitalisierung und Verwaltung großvolumiger Projekt- und Immobilienfinanzierungen. In enger Zusammenarbeit mit Banken und Immobilienunternehmen wird das Produkt kontinuierlich weiterentwickelt, um den Finanzsektor nachhaltig zu transformieren.