Administrator - Medical Affairs Operations (m/w/d)

Sie sind ein Organisationstalent mit Leidenschaft für Struktur und Effizienz?

Dann wartet hier Ihre Chance: Für unseren Kunden mit Sitz in Bad Homburg suchen wir einen Administrative Assistant (m/w/d) in Direktvermittlung. In dieser Schlüsselrolle unterstützen Sie mehrere Business Partner und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft – von der Terminplanung bis zur Reiseorganisation.

Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Pflege von Kalendern, Organisation komplexer Meetings inkl. Raumplanung, Technik und Catering
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen (national/international), Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Datenbanken; Unterstützung bei Onboarding-Prozessen
• Zusammenarbeit mit internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern
• Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten und Nutzung moderner Tools (inkl. KI) zur Effizienzsteigerung

Wir bieten

• Home-Office: Ein Teil Ihrer Arbeit kann von zu Hause aus erledigt werden, um Ihnen mehr Flexibilität und Komfort zu bieten
• Moderne Arbeitsausstattung: Sie erhalten eine zeitgemäße technische Ausstattung, um effizient arbeiten zu können
• Tarifvertragliche Bezahlung (unter Berücksichtigung einschlägiger Berufserfahrung)
• Betriebliche Altersvorsorge: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge, um für Ihre Zukunft abgesichert zu sein
• Weiterbildung: Wir unterstützen Ihre berufliche Entwicklung durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen und Schulungen

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Funktion
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) und idealerweise Erfahrung mit Concur Travel
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, proaktive Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "direkt bewerben" klicken!