Assistenz (m/w/d)

Tätigkeitsbeschreibung / Hauptaufgaben:

Aufgabenbereich 1: Organisation, Umsetzung und Datenpflege des Anmeldeverfahrens der Klient:innen

• Bearbeitung der Anmeldeunterlagen
• Kontaktpflege zum Klientel (Telefon, E-Mail,)
• Erstellung und Versand von Serienbriefen und individuellen Anschreiben
• Management von Kostenzu- und absagen
• Telefonische Terminierung und Koordination von Beratungsterminen
• Aktenarchivierung und -pflege (Sortierung, Verschliff, datenschutzkonforme Ablage)

Aufgabenbereich 2: Organisation des Büromaterials

• Materialbestellung und Beschaffung
• Bestandsorganisation von Handreichungen (Fragebögen, Fachartikel, etc.)
• Verwaltung von Lagerung, Nachbestellungen und Inventur

Aufgabenbereich 3: Erstellung von Therapiematerialien und Hilfsmitteln

• Erstellung von laminiertem Bildmaterial, Kommunikationsordnern, Bildtafeln, etc.
• Gestaltung und Umsetzung von UK-Materialien (Unterlagen für Kund:innen) über PowerPoint

Qualifikation (Anforderungen / Kenntnisse):

• Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten, Genauigkeit
• Grundkenntnisse in Büro- und Datenmanagement
• Erfahrung mit Office-Programmen (insb. PowerPoint, Word, Excel)
• Kommunikationsstärke, serviceorientierte Haltung
• Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Daten
• Teamfähigkeit und eigenständige Arbeitsweise
• Grundverständnis für barrierefreie Materialien (optional)

Erwartete Ergebnisse

• Reibungsloser Anmeldeprozess und zeitnahe Benachrichtigungen
• Vollständige, ordnungsgemäße Aktenführung und Archivierung
• Verfügbarkeit von benötigtem Büromaterial
• Qualitativ hochwertige Therapiematerialien und UK-Materialien

Optional ergänzende Zusatzleistungen

• Entwicklung von Checklisten und Vorlagen zur Standardisierung der Prozesse
• regelmäßiges Reporting über Status von Anmeldungen, Terminen und Materialbeständen

Was wir bieten:

• eine Tätigkeit in einem 4-köpfigen Team, dass großen Wert auf Kollegialität und Miteinander legt
• eine abwechslungsreiche Tätigkeit, die besonders auch für Personen interessant ist, die sich im Bereich der unterstützten Kommunikation weiterbilden möchten
• Vergütung gemäß TVöD (kommunal)
• Möglichkeit zum Erwerb eines kostengünstigen Job-Tickets/Deutschlandtickets
• Angebot zur betrieblichen Gesundheitsförderung (EGYM Wellpass)

Für Fragen wenden Sie sich bitte an Annette Maassen und Nele Pielhoop, Leitung der Beratungsstelle

( (069) 94 340 95 – 80 und besuchen Sie unsere Homepage: www.andere-worte.de

Ihre Bewerbung senden Sie bitte über unser Onlineportal (www.vae-ev.de/stellenangebote) an die Personalabteilung der Geschäftsstelle im vae.

Verein Arbeits- und Erziehungshilfe e.V.

- Personalabteilung –

Karlsruher Straße 9

60329 Frankfurt