Projektassistenz (m/w/d)

Life Science Wir bei Jacobs stellen uns der Herausforderung von heute, die Zukunft neu zu erfinden. Wir befassen uns mit den zentralen Problemen der Welt in Bezug auf wachsende Städte, widerstandsfähige Umwelt, unternehmenskritische Ergebnisse, operativen Fortschritt, wissenschaftliche Entdeckungen und modernste Fertigung und wandeln abstrakte Ideen in die Realität um, die die Welt zum Guten verändert.

Dein Aufgabengebiet

Als Projektassistenz unterstützen Sie ein internationales Projektteam beim Aufbau einer hochmodernen Produktionsanlage für Arzneimittel in Frankfurt. In dieser Schlüsselrolle sorgen Sie dafür, dass organisatorische, administrative und kommunikative Prozesse reibungslos funktionieren und tragen damit maßgeblich zum Erfolg eines der größten Pharma Investitionsprojekte in der Region bei.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft: Terminplanung, Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings

• Pflege und Verwaltung projektbezogener Dokumente (Zeichnungen, Protokolle, Verträge, Reports) in DMS-/SharePoint-Systemen

• Erstellung und Aktualisierung von Projektübersichten, Statusberichten und Präsentationen

• Koordination der Kommunikation zwischen internen Teams, Lieferanten, EPCM Partnern und Bauleitung

• Organisation von Workshops, Audits, Stakeholder-Terminen und projektinternen Abstimmungen

• Unterstützung im Onboarding neuer Teammitglieder (Zugänge, Ausweise, Schulungen)

• Administrative Unterstützung der Construction-, Engineering- und HSE Teams (z. B. Zutrittsmanagement, Schulungsnachweise)

• Monitoring von offenen Punkten, Terminverfolgung und Pflege von Tracking Listen

• Reisekoordination, Spesen- und Rechnungsprüfung für projektbezogene Vorgänge

• Unterstützung bei Änderungs- und Claim Dokumentation (Vorbereitung, Strukturierung)

Das bringst Du mit

• Ca. 8 Jahre Berufserfahrung in der Projektassistenz, idealerweise im Anlagenbau, Bauwesen, Engineering oder pharmazeutischen Umfeld

• Sicherer Umgang mit Projektstrukturen großer CAPEX Projekte und multidisziplinären Teams

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint), idealerweise MS Project & SharePoint/DMS-Tools

• Erfahrung in Dokumentenmanagement, Terminsteuerung und Projektkommunikation

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

• Ausgeprägte Kommunikations-, Koordinations- und Organisationsfähigkeit

• Vertrautheit mit regulierten Umgebungen (GMP/Pharma) von Vorteil

• Fließendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

Unser Angebot:

• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

• Firmenfitness

• Job Rad Leasing

• Vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

• Individuelle Karriereentwicklungsmöglichkeiten sowohl in Deutschland als auch international

• Diverse Mitarbeiternetzwerke

#LI-CM1

Onsite employees are expected to attend a Jacobs Workplace on a full-time basis, as required by the nature of their role.

Your application experience is important to us, and we’re keen to adapt to make every interaction even better. If you require further support or reasonable adjustments with regards to the recruitment process (for example, you require the application form in a different format), please contact the team via Careers Support .

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