Office Administrator
- Aufbewahrung und Verarbeitung nach Anweisung Originaler Unterlagen (Archivierungs-Pflicht) betreffend der internen und gesetzlichen Regeln
- Posteingang/ Postausgang und Weiterleitung (Direkt und Email)
- Telefonzentrale
- Allgemeine Ablageverwaltung (Papier und elektronisch)
- Prüfen und Genehmigung einholen von Eingangsrechnungen
- Verwalten und organisieren von Bürobedarf / Getränke / Snacks / vorgegebene Werbeartikel
- Unterstützung bei Planung und Organisation von Events und Seminaren
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Reiseplanung, Genehmigung und Buchung
- Hardware/ IT Verwaltung nach Absprache und Vorgaben
- Hardware/ IT Organisation - und Ausgabe nach Absprache und Vorgabe
- Externe Software Tools in Verwaltung für die allgemeine Anwendung bei Hill
- Installation Neuer- und Ersatz Laptops mit der IT zusammen remote organisieren
- Unterstützung bei Bedarf Büroorganisation Berlin, Wien, Hamburg, Düsseldorf
- Unterstützung der International angelegten Buchhaltung
- Weiterleitung von eingegangenem Schriftverkehr Ggf. Übersetzungshilfe
- Eingangsrechnungen hochladen, beschriften, prüfen und Genehmigung einholen
- Zahlungsaufforderungen und Mahnungen prüfen, ggf. mit der Buchhaltung abstimmen
- Ein- und Ausgangszahlungen nachweisen
- Prüfung Reisekosten nach Lohn- und USt Recht sowie interner Richtlinien
- Teilweise Prüfung von Zeitnachweisen
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