HR Operations Specialist (m/w/d)

HR Operations Specialist (m/w/d)

Vollzeit | Frankfurt am Main

Über Ascom

Bei Ascom entwickeln wir nicht einfach Technologie – wir ermöglichen bessere Versorgung.

Als globaler Anbieter von Healthcare‑ICT- und mobilen Workflow‑Lösungen mit Hauptsitz in der Schweiz unterstützen wir das Gesundheitswesen seit über 160 Jahren. Unsere Lösungen werden heute in mehr als 12.000 Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen weltweit eingesetzt und verarbeiten jährlich über 800 Millionen Alarme.

Hinter jedem Alarm steht ein Mensch: ein Patient, eine Pflegefachkraft, ein Arzt – und ein entscheidender Moment.
Unsere Technologie hilft medizinischem Personal, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Zeit zu sparen, Ergebnisse zu verbessern und Menschen zu helfen.

Die Rolle

Zur Verstärkung unseres regionalen HR-Teams (Region South: DACH, CEE, Frankreich, Italien, Belgien, Rumänien) suchen wir eine erfahrene und detailorientierte Persönlichkeit als HR Operations Specialist/in in unserem Büro in Frankfurt .

In dieser Rolle sind Sie das Rückgrat unserer HR‑Organisation: Sie sorgen für korrekte HR‑Daten, reibungslose Payroll‑Prozesse, verlässliches Reporting und eine durchgängig positive Employee Experience – vom Onboarding bis zum Offboarding.

Wenn Sie strukturiertes Arbeiten schätzen, gerne Verantwortung übernehmen und als verlässliche Ansprechperson agieren, bietet Ihnen diese Position Stabilität und Abwechslung in einem internationalen Umfeld.

Die Aufgaben

Payroll, Compensation & Salary Review – Fokus DACH

• Verantwortung für die ausgelagerte Gehaltsabrechnung in der DACH‑Region

• Vorbereitung, Prüfung und Qualitätssicherung der Payroll‑Daten sowie Klärung von Abweichungen mit externen Dienstleistern

• Vorbereitung und Validierung der Daten für die Gehaltsrunden

• Aufbereitung von Leistungs- und Vergütungsdaten sowie Kalibrierungslisten

• Nachverfolgung der Zielerreichung (STI/Bonus) und Unterstützung bei Auszahlungsprozessen

HR Operations & Administration – Region South

• Verantwortung für die HR‑Administration und Pflege der Mitarbeiterstammdaten in Microsoft Dynamics 365 HR

• Erstellung, Pflege und Archivierung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zeugnissen und HR‑Dokumenten

• Sicherstellung und Pflege korrekter Mitarbeiter- und Vergütungsdaten

• Verwaltung der Benutzerzugriffe, Datenqualitätsprüfungen und Dokumentenarchivierung sowie digitalen Personalakten

• Unterstützung des Onboarding‑Prozesses in enger Zusammenarbeit mit Führungskräften

• Erste Ansprechperson für Führungskräfte zu HR‑Tools und HR‑Prozessen

• Erstellung von Arbeitszeugnissen

• Pflege und Aktualisierung von Organigrammen

• Unterstützung bei der Erstellung und Veröffentlichung vom HR‑Newsletter

Recruiting‑Unterstützung

• Koordination von Stellenausschreibungen und Bewerbermanagement

• Kommunikation mit Kandidat:innen, Terminierung von Interviews und Abstimmung mit Hiring Managern

• Sicherstellung einer professionellen und positiven Candidate Experience

HR Reporting & HRIS

• Unterstützung beim monatlichen und quartalsweisen HR‑Reporting

• Analyse, Qualitätssicherung und Nachverfolgung von Personaldaten und KPIs in HR-Tools und -Systemen

• Aktive Mitarbeit in HR‑Projekten, Systemoptimierungen sowie Prozess‑ und Workflow‑Verbesserungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich HR, Betriebswirtschaft oder vergleichbar

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in HR‑Administration, HR Operations oder HR Backoffice

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

• Fundierte Erfahrung mit HRIS‑Systemen (Microsoft Dynamics 365 von Vorteil)

• Erfahrung in der Gehaltsabrechnung sowie Kenntnisse der HR-Prozesse über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus (Onboarding bis Offboarding)

• Erfahrung mit Zeit‑ und Abwesenheitssystemen (z. B. Atoss) von Vorteil

• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse , insbesondere Excel

• Hohe Genauigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion

• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise mit ausgeprägten Organisations‑ und Priorisierungsfähigkeiten

• Teamorientierte Persönlichkeit mit der Fähigkeit, eigenständig und verantwortungsvoll zu arbeiten

Warum Ascom?

• Sinnstiftende Tätigkeit : Mit Ihrer Arbeit stellen Sie verlässliche HR‑Services, fundierte Entscheidungsgrundlagen und eine positive Employee Experience sicher

• Internationales Umfeld : Zusammenarbeit mit mehreren europäischen Ländern in einem globalen Unternehmen

• Stabilität und Weiterentwicklung : Etabliertes Unternehmen mit Fokus auf Transformation

• Verantwortung & Vertrauen : Sie werden als Teil unseres regionalen HR-Teams (South) geschätzt

• Kollaborative Unternehmenskultur : Professionell, wertschätzend und unterstützend

• Kontinuierliche Verbesserung : Raum zur Mitgestaltung von HR‑Prozessen und Systemen

Dies ist Ihre Chance, Teil eines wertschätzenden und unterstützenden HR-Teams zu werden.